skip to Main Content

BOKNINGS- OCH BIDRAGSLÖSNING

För er som inom de kommande åren ska digitalisera era boknings- och bidragsprocesser, kan vi supportera er i hela, eller i delar av avropsprocessen.

Vi har haft förmånen att samarbeta med en av landets största kommuner i arbetet med att skapa deras avropsunderlag. Vi har samlat på oss en stor kunskap om SKRs’ ramavtal, boknings- och bidragshandläggares utmaningar, samt kunders (föreningar, stiftelser, privatpersoner, samfund m.fl.) utmaningar.

SKR har sedan 2019 tecknat avtal men fyra ramavtalsleverantörer som erbjuder nya, digitala lösningar som förenklar för både den kommunala förvaltningen och medborgare samt ökar nyttjandet av offentliga lokaler och platser genom att förenkla för föreningar, privatpersoner och företag att hitta och boka kommunala anläggningar och andra resurser, samt att söka bidrag.

Vägen fram till ett färdigt, kommunspecifikt avropsunderlag består av en hel del olika aktiviteter.

Kontakta vår kollega Håkan så berättar han hur vi kan hjälpa er kommun i ert avropsarbete.

PROJEKTPLANERING & -ADMINISTRATION

  • Projektledning
  • Identifiera och skapa kommunikationskanaler internt & externt
  • Identifiera interna- och externa intressenter/stakeholders
  • Skapa samsyn och gemensamma förväntningar på den nya lösningen
  • Skapa kommunikationsmaterial (mail, nyhetsbrev, styrgruppsrapporter, presentationer etc.)

PROCESSARBETE

  • Identifiera interna processer som påverkas av boknings- och bidragslösningen
  • Skapa detaljförståelse för befintliga boknings- och bidragsregler
  • Planera och genomföra workshops med den kommunala förvaltningen för att identifiera/skapa/förankra framtida arbetsprocesser
  • Skapa nya, framtida boknings- och bidragsprocesser i syfte att effektivisera
  • Kvantitativa- och kvalitativa undersökningar bland brukare (nulägesanalys/önskat framtida läge)
  • Definiera och sammanställa nyttoregister

AVROPSUNDERLAG

  • Sammanställa kravprecisering (baserad på identifierade nyttor och IT- och förvaltningsspecifika behov och önskemål)
  • Skapa relevant underlag för att beskriva kommunens verksamhet och behov för leverantörerna
  • Skapa verksamhetsbeskrivning
  • RFI med leverantörerna
  • Skapa utvärderingsmodell (i samråd med upphandlingsenheten)

TEKNISKA FÖRBEREDELSER

  • Identifiera system som ska migreras/integreras med den nya boknings- och bidragslösningen (tredjepartslösningar, hantering av personuppgifter, diarieföring, ekonomisystem, stadsarkiv, passagesystem m.fl.)
  • Säkerställa en process för integrationer/överföring med samtliga system
  • Kravställa av hur integrationer/överföring mellan system sker/ska ske
  • Säkerställa SKR:s ramavtal i förhållande till lokala IT standarder

UTVÄRDERING

  • Planera och sammankalla utvärderingsgrupper
  • Skapa underlag till utvärderingsgrupper (scenarion, instruktioner mm.)
  • Svara på leverantörernas frågor
  • Facilitera testning/utvärdering
  • Sammanställa utvärderingsresultat enligt utvärderingsmodell
  • Sammanställa avtalsunderlag
Back To Top